Undvik feltolkningar och missförstånd via mail

I tider av stora förändringar och osäkerhet är det extra viktigt att den information vi delar med oss av tolkas rätt av mottagarna för att undvika ökad oro, panik och felbeslut.

I Sverige är många arbetsgrupper utspridda eftersom anställda sitter hemma och arbetar, detta ökar kraven på att vår information blir korrekt uppfattat av mottagarna. Forskning visar att vi tar in information och lär oss på följande sätt:

10 % genom det vi LÄSER

20 % genom det vi HÖR

30 % genom det vi SER

50 % genom det vi LÄSER och HÖR

70 – 90 % genom det vi själva GÖR

Skriftlig kommunikation och informationsspridning är det sätt som oftast leder till feltolkningar och missförstånd, så här kommer några råd när du skickar mail:
– Märker du att någon reagerar negativt på ditt mail, ring upp personen. Missförstånd är lättast att lösa på telefon.
– Skriv i ämnesrubriken vad ditt mail handlar om och inled mail med att beskriva syftet och förväntad respons.
– Skriv gärna korta och koncisa mail, undvik mycket text och långa utläggningar.
– Uppmuntra mottagarna att återkoppla det du skrivit, tvåvägs kommunikation är bättre än envägs.
– Behöver du förmedla negativa beslut så undvik enbart mail, kommunicera beslutet i olika kanaler.
– Samla hellre alla till ett möte där ni kan prata med varandra om beslutet och uppnå någon form av samsyn.

Lycka till!

Jan Kronkvist